Checklisten
In diesem Abschnitt findest du eine Auswahl an hilfreichen Checklisten für unterschiedliche Arten von Events. Sie dienen als Orientierung und Inspiration, damit du beim Planen nichts vergisst. Natürlich können die Listen je nach Anlass angepasst oder erweitert werden – jede Veranstaltung ist einzigartig.
Allgemeine Checkliste
Vor dem Event:
- Eventziel festlegen
- Datum und Uhrzeit bestimmen
- Ort/Location buchen
- Teilnehmerliste erstellen
- Einladungstexte vorbereiten und versenden
- Budget kalkulieren und genehmigen lassen
- Catering organisieren (Snacks/Getränke)
- Technikbedarf klären (Beamer, Mikrofon, WLAN, etc.)
- Dekoration und Branding planen
- Programmablauf erstellen
Eine Woche vorher:
- Teilnehmeranzahl bestätigen
- Finales Briefing für alle Beteiligten
- Testlauf für Technik durchführen
- Check der Location auf Sauberkeit und Ausstattung
Am Tag des Events:
- Teilnehmer begrüssen
- Technik und Präsentationen prüfen
- Catering bereitstellen
- Ablaufplan überwachen
- Feedback einholen (z. B. per Formular oder persönlich)
Nach dem Event:
- Feedback auswerten
- Eventbericht erstellen
- Dankesnachricht an Teilnehmer senden
- Lessons Learned dokumentieren
Checkliste für Workshops
Vorbereitung:
- Workshop-Ziel definieren
- Thema und Inhalte festlegen
- Moderator/Referent organisieren
- Raum reservieren
- Teilnehmer einladen
- Materialien vorbereiten (z. B. Flipchart, Marker, Handouts)
- Technik prüfen (Laptop, Beamer, Lautsprecher)
Am Workshop-Tag:
- Begrüßung und Agenda vorstellen
- Einführung in das Thema geben
- Gruppendiskussionen und Aktivitäten koordinieren
- Pausen einplanen (inkl. Snacks und Getränke)
- Abschlussrunde und Fazit organisieren
Nach dem Workshop:
- Feedback einholen
- Ergebnisse dokumentieren
- Nachbereitung: Teilnehmer über Ergebnisse informieren
Checkliste für Networking-Events
Vor dem Event:
- Zielgruppe definieren
- Einladungsliste erstellen und Einladungen verschicken
- Location buchen (mit ausreichend Platz für Gespräche)
- Catering bestellen (Fingerfood und Getränke)
- Namensschilder vorbereiten
- Musik oder leise Hintergrundmusik organisieren
Während des Events:
- Teilnehmer registrieren
- Netzwerkmöglichkeiten fördern (z. B. durch Einführungsrunden)
- Ansprechpartner für Fragen bereitstellen
- Fotos machen (für interne Kommunikation oder Berichte)
Nach dem Event:
- Dankes-E-Mail an Teilnehmer senden
- Eventfotos und Highlights teilen
- Feedback auswerten
Checkliste für Schulungen
Vorbereitung:
- Thema und Ziele der Schulung festlegen
- Teilnehmerliste erstellen
- Trainer oder Experten organisieren
- Schulungsunterlagen vorbereiten
- Raum buchen und Technik (Beamer, Mikrofon) testen
Während der Schulung:
- Begrüssung und Vorstellungsrunde durchführen
- Agenda erklären und Ziele erläutern
- Inhalte interaktiv vermitteln (z. B. mit Gruppenaufgaben)
- Pausen koordinieren
Nachbereitung:
- Teilnehmerzertifikate erstellen (falls notwendig)
- Feedback zur Schulung einholen
- Schulungsergebnisse dokumentieren
Checkliste für Meilenstein-Feiern
Vor dem Event:
- Meilenstein und Anlass definieren
- Einladungen verschicken
- Location und Dekoration organisieren
- Reden oder Präsentationen planen
- Catering bestellen
Während des Events:
- Begrüßung der Gäste
- Offizielle Rede oder Präsentation halten
- Essen und Getränke servieren
- Unterhaltung oder Musik koordinieren
Nach dem Event:
- Danksagungen verschicken
- Feedback von Gästen einholen
- Eventfotos für interne Kommunikation bereitstellen
*Die Checklisten wurden mit ChatGPT angepasst.